Werkpostfiche als communicatiemiddel

De werkpostfiche is een wettelijk verplicht document voor alle werkposten van uitzendkrachten waarvoor voorafgaand gezondheidstoezicht is vereist. 
De gebruiker moet de werkpostfiche (luik A) invullen, niet het uitzendbureau.
De werkpostfiche is een samenvatting van maatregelen die de uitzendkracht beschermen tegen risico’s verbonden aan zijn/haar werkpost/functie.

Werkpostfiche als wettelijk verplicht document

De werkpostfiche is een wettelijk verplicht document bij uitzendarbeid (Codex art. X.2-3)
Een werkpostfiche is wettelijk enkel verplicht voor werkposten waaraan gezondheidsrisico's verbonden zijn, en waarvoor dus voorafgaand gezondheidstoezicht nodig is.
Preventie en Interim raadt aan om toch voor alle werkposten een werkpostfiche op te stellen. Zo heb je een eenduidige en transparante procedure voor alle werkposten met uitzendkrachten.

Belangrijk:
Het is verboden om een uitzendkracht te laten werken op een werkpost met gezondheidsrisico’s waarvoor geen goede werkpostfiche is ingevuld (Codex art. X.2-17).
Als de gebruiker voor die werkposten geen correcte, volledige werkpostfiche aan het uitzendbureau bezorgt, mag de uitzendkracht niet op die werkpost of in die functie aan de slag.
De uitzendkracht mag dus ook geen taken uitvoeren die niet op de werkpostfiche zijn vermeld.

Naar boven

Inhoud werkpostfiche

Welke informatie een werkpostfiche minstens moet bevatten, is bepaald in Codex bijlage X.2-1.  Enkel de minimale inhoud is vastgelegd in de wetgeving. De vorm (lay-out) van de werkpostfiche is vrij.

Preventie en Interim heeft op basis van de verplichte inhoud een modelwerkpostfiche uitgewerkt, die is opgedeeld in 3 delen: luik A, B en C. Meer uitleg vind je in deze uitgebreide handleiding.

Luik A  (in te vullen door de gebruiker) bevat:

  • de gegevens van de gebruiker;
  • de benaming van de werkpost;
  • de uitgiftedatum van de werkpostfiche;
  • de precieze beschrijving van de eigenschappen van de werkpost of functie;
  • de lokalisatie van de werkpost;
  • de aard van de vereiste opleiding, kwalificaties en beroepsvoorwaarden;
  • de aard van de voorafgaande instructies of opleiding;
  • de te gebruiken arbeidsmiddelen;
  • of de werkpost verboden is voor jongeren op het werk;
  • de aard van de werkkledij en/of persoonlijke beschermingsmiddelen;
  • de aanduiding van de verplichting van een gezondheidstoezicht en de gezondheidsrisico’s die hiertoe aanleiding geven;
  • de maatregelen verbonden aan de moederschapsbescherming;
  • de data van advies van het Comité PBW, de interne preventieadviseur en de arbeidsarts

Luik B (in te vullen door het uitzendbureau) bevat:

  • bedrijfsgegevens van het uitzendbureau;
  • identificatiegegevens van de uitzendkracht;
  • datum van afgifte van een kopie van de werkpostfiche aan de uitzendkracht

Luik C (in te vullen door gebruiker indien dit het registratiedocument voor het onthaal is) bevat:

  • de naam en functie van de verantwoordelijke voor het onthaal bij de gebruiker (dit moet een lid van de hiërarchische lijn zijn);
  • handtekening van die verantwoordelijke voor het onthaal;
  • datum van realisatie van het onthaal van de uitzendkracht
Naar boven

Wie vult de werkpostfiche in?

De gebruiker vult de werkpostfiche in (luik A), nooit het uitzendbureau! (Codex, art. X.2-3§2)

De werkpostfiche is immers gebaseerd op de resultaten van de risicoanalyse van de werkpost. Enkel de gebruiker kan een degelijke risicoanalyse maken van de werkposten/functies in zijn bedrijf.

De gebruiker is bovendien verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van de uitzendkracht voor de periode waarin de uitzendkracht bij hem aan het werk is. Hier vind je meer info
De werkpostfiche dient als eerste communicatie over de risico’s en preventiemaatregelen om de uitzendkracht te beschermen op de werkpost bij die gebruiker.

De gebruiker wint het advies in van verschillende partijen:

  • De interne preventiedienst. Indien nodig kan ook de preventieadviseur-arbeidsveiligheid van de Externe Dienst PBW meewerken aan de risicoanalyse en daaruit volgende opmaak van een werkpostfiche.
  • De arbeidsarts (o.a. voor het bepalen van de gezondheidsrisico’s en de maatregelen voor moederschapsbescherming).
  • Het Comité PBW. Bij afwezigheid van een Comité PBW, vraagt hij het advies van de vakbondsafvaardiging. Als ook die er niet is, dan vraagt de gebruiker advies aan de individuele werknemers.

Het uitzendbureau vult daarna Luik B aan met zijn bedrijfsgegevens en de gegevens van de geselecteerde uitzendkracht. Het uitzendbureau bezorgt een kopie van de werkpostfiche aan de uitzendkracht en licht de inhoud op een begrijpelijke manier toe

De gebruiker vult daarna luik C in, enkel als hij de werkpostfiche gebruikt als registratiedocument voor het verplichte onthaal van de uitzendkracht.

Naar boven

Werkpostfiche als communicatiemiddel

De werkpostfiche is veel meer dan enkel een wettelijk verplicht document. Ze heeft een belangrijke rol in de communicatie tussen de verschillende partijen die bij uitzendarbeid betrokken zijn.

communicatie 4 partijen

De gebruiker

Het uitzendbureau 

  • selecteert aan de hand van de info op de werkpostfiche de geschikte uitzendkracht;
  • gebruikt de werkpostfiche om de uitzendkracht vooraf al te informeren over de inhoud en risico’s van de job en welke preventiemaatregelen er zijn;
  • organiseert het voorafgaand gezondheidstoezicht op basis van de info op de werkpostfiche.

De arbeidsarts

  • heeft de werkpostfiche nodig om een correct voorafgaand gezondheidstoezicht te kunnen doen.

De uitzendkracht

  • krijgt via de werkpostfiche vooraf de eerste informatie over de jobinhoud, de risico’s en preventiemaatregelen op de werkpost.
Naar boven

Werkpostfiche-identificatienummer

Het werkpostfiche-identificatienummer is een handig middel om de traceerbaarheid van de werkpostfiche te garanderen bij de communicatie tussen de verschillende spelers bij uitzendarbeid.

Het werkpostfiche-identificatienummer van een ingevulde werkpostfiche is als volgt opgebouwd:
KBO-nummer gebruiker/intern nummer werkpost/uitgiftedatum//codes gezondheidsrisico's.

Het bevat dus enkel informatie die sowieso op de werkpostfiche moet ingevuld zijn.

  • KBO-nummer van de gebruiker. Dit is het ondernemingsnummer zoals gekend in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Het bestaat uit 10 cijfers en begint steeds met een 0. Dit zijn dezelfde 10 cijfers als in het BTW-nummer van het bedrijf
  • Intern nummer. dit is een vrij te kiezen combinatie van cijfers, letters en/of symbolen die je gebruikt om een bepaalde werkpost of functie te benoemen
  • Uitgiftedatum. Dit is de datum van de opmaak van de werkpostfiche.
  • Gezondheidsrisico's. Download hier de lijst met alle risicocodes.

Dit identificatienummer kan als referentie worden gebruikt in alle documenten waarin naar deze werkpostfiche wordt verwezen (bv. contracten,…). 

Het is ook de sleutel voor uitzendbureaus om in de Centrale Gegevensbank PI-M te kunnen nagaan of een voor die werkpost geselecteerde uitzendkracht nog beschikt over een geldig attest van medisch geschiktheid voor de gezondheidsrisico’s op zijn/haar nieuwe werkpost/functie.

Voor gebruikers die vertrouwd zijn met kwaliteitssystemen (zoals ISO9001, ISO45001, VCA,...) is zo’n unieke identificatie van een document een vanzelfsprekendheid.

Belangrijke tip:

  • Bij het invullen van de werkpostfiche via de online-tool op deze website, wordt het werkpostfiche-identificatienummer automatisch bovenaan de ingevulde werkpostfiche ingevuld.
  • Ook bij het invullen van het modelformulier (in pdf-formaat) van de werkpostfiche, zal je bovenaan automatisch het werkpostfiche-identificatienummer zien verschijnen.
Naar boven